Los archivos históricos, de repositorios de documentos a organizaciones social y culturalmente innovadoras

Por: Ana María Mendoza Ludeña

Tanto las instituciones públicas como privadas, entregan diversos productos y servicios que benefician en diferentes niveles a una comunidad y a su vez a un país. La evidencia de su administración, se traduce en todo el acervo documental que generan en cumplimiento de sus funciones y que conforman sus archivos de gestión. Esta documentación permite dar trámite a los requerimientos, ya sea de los usuarios o beneficiarios internos o externos, y a la vez, es fundamento de transparencia de la labor institucional. En ellos se inscribe información vital tanto para estas organizaciones, como para la sociedad que requiere de sus servicios. En el transcurso del tiempo esta documentación y su información se transforman, pasando de ser instrumentos de gestión, a ser el testimonio y constancia de las funciones institucionales.

Estas fuentes testimoniales, que conforman sus archivos históricos, conllevan una gran relevancia no solo como portadores de una historicidad institucional que permite a las organizaciones trascender, sino también como elementos para crear una identidad social, al reconocernos a través de los datos y hechos históricos que se plasman en ellos, como parte de una colectividad que se figura diversa; creando a través de este bagaje, una pluriculturalidad que en su conjunto la hace única frente a otras sociedades; sociedades que al igual, buscan investigarse, analizarse, mostrarse y verse así mismas, para posteriormente poder comprenderse.

Bajo estos parámetros, ¿es relevante intervenir con recursos técnicos, tecnológicos y sobre todo con el contingente humano profesional en los archivos históricos de estas organizaciones, para que no solo cumplan su función de repositorios de documentos, sino más bien, sean una referencia de innovación social y cultural, a través de un servicio adecuado para la colectividad? 

Para dar respuesta a esta interrogante, empecemos formulando una breve reseña acerca de cómo se dio inicio a la generación de documentos y la conformación de archivos. La creación y evolución de la escritura fueron ocasionadas por la necesidad del hombre, tanto de asentar su accionar cotidiano dentro de una sociedad en principio primitiva y por otro, por la asimismo necesidad de preservar su historia, establecida en actos y hechos que tienen conexión directa con aspectos socio-económicos generados dentro de estas sociedades. Si no existiese un registro formal de las batallas, leyes, tratados, compendios administrativos y contables, estos hubiesen requerido ser transmitidos de manera oral, con la pérdida de información que ello implica.

Estos registros, fueron plasmados en documentos reunidos y organizados para conformar lo que hoy denominamos archivos. Estos establecimientos tienen su origen en los Imperios, servían como instrumentos de control de la población y la riqueza. En un principio, los archivos y los documentos que se generaban tenían un acceso restringido, solo podían ser consultados ya sea por sus productores o por los oficiales de la administración pública. A finales del siglo XVIII, empieza a instaurarse un campo de investigación en los archivos, que luego se irá fortaleciendo durante el siglo XIX, produciéndose una revolución en los archivos, concientizándose de que la documentación es una fuente de información para el ejercicio de poder interno y externo.

Una vez asentada esta concisa exposición histórica, tomemos la idea de que los archivos, tanto los de gestión como los históricos, son el pilar en el que se desarrolla toda organización, empresa o institución, ya que sin ellos pocas o ninguna actividad o proceso se podría llevar a cabo. Recordemos que, ese estatuto de creación de la empresa, esas actas de reunión, las normativas y reglamentos, los informes técnicos que sustentan un trabajo realizado, las nóminas de empleados, las facturas ya sea de adquisición de insumos o las generadas al brindar un producto o servicio, y así un sinfín de papeles generados dentro de las funciones de estos establecimientos, son documentos que, organizados, ordenados y clasificados, conforman los archivos. Los archivos son una base fundamental tanto, para la administración pública como privada, así como para la investigación histórica de las sociedades. Estos deberían regirse bajo un marco legal, de principios y técnicas archivísticas, que les permite almacenar, conservar, administrar y difundir la información que custodian.

En Ecuador al día de hoy, posiblemente muchas de las instituciones públicas y privadas tengan o estén en la vía hacia establecer ciertos protocolos y principios para gestionar de manera correcta sus archivos con el fin de poder dar un buen servicio, pero se puede presumir que esto no ocurre en la totalidad de establecimientos, se podría pensar que aún deben existir organizaciones, que si bien pueden tener algún tipo de ordenamiento dentro de sus archivos, tal vez este no se dé bajo normas técnicas de gestión, esto, ya sea por inexperiencia, por reticencia frente a lo desconocido o simplemente porque no se encuentra un momento oportuno para reinventarse desde sus realidades. Esto ocurre sobre todo en los archivos históricos, que en ocasiones se convierten únicamente en espacios donde reposan papeles viejos que ya no sirven dentro de la administración de la empresa o institución y que corren el riesgo de tener un fin trágico, ser descartados sin un criterio archivístico.

Esta falta o escaso criterio para gestionar los archivos, acaso sea ocasionado porque los directivos o altos mandos poco se ocupan en capacitación y dotación de herramientas necesarias a sus subalternos para que se produzca esta reinvención que hemos mencionado, o quizá se dé porque los trabajadores se niegan a dar el salto y se aferran a su zona de confort de únicamente localizar y entregar documentos; sin embargo, es un hecho que si una empresa u organización no conserva y gestiona adecuadamente sus archivos, no le será fácil entregar un servicio oportuno y de calidad, así como le resultará complejo administrar, organizar y controlar su gestión. Pero a la par, lo que ocurrirá también, es que los trabajadores y directivos no lograrán identificarse con su lugar de trabajo y esto acabe en una ausencia de empatía laboral, aspecto este último necesario para poder cumplir con entusiasmo y don de servicio las funciones encomendadas.

Por ello, es fundamental que en las dependencias que manejan archivos, sobre todo aquellas que resguardan documentación histórica, se dé un verdadero proceso de reconocimiento interno sobre lo que se está custodiando, para que posteriormente este reconocimiento sea exteriorizado, con la finalidad de construir una valoración histórica, social y cultural que nos identifique dentro de una sociedad. Y ¿cómo llegamos a la construcción de esta valoración histórica, social y cultural?, pues a través del correcto manejo de la documentación que conforma los archivos históricos, entendiendo a este manejo como aquellas acciones que permitan conservar, organizar, clasificar, investigar y difundir estos acervos.

En efecto, lo que se requiere para esta transformación de los archivos, en este caso específicamente los históricos; de espacios donde reposan papeles, a organizaciones que generen a más del valor histórico, uno social y cultural; es, tanto el empleo de técnicas archivísticas y de conservación documental, así como de tecnologías que se adecúen a las necesidades de la institución y de los usuarios, y por sobre todo, de personal profesional que sepa, además de cumplir sus funciones como archivero, discernir acerca de los requerimientos de la institución, proponer mejoras en cuanto a la atención y entrega de servicio, que sepa construir relaciones internas y externas en beneficio del archivo, que trabaje con mística al momento de generar planes, programas y proyectos, en los que vincule completamente a la sociedad, logrando así generar los valores ya mencionados.

Puedo afirmar, de acuerdo a lo que nos dice la bibliografía y sobre todo por lo que me es posible rescatar de mi ejercicio profesional, que los archivos históricos junto con bibliotecas y museos, son instituciones que comparten muchas características entre sí; la principal es que todas tienen bajo su custodia un acervo o conjunto de bienes, sean estos de diversa materialidad e incluso inmateriales, los cuales son conservados, organizados, clasificados, investigados y difundidos, todo ello con la finalidad de prestar un servicio a la comunidad. Pero, mientras que los museos y, tal vez en menor grado, las bibliotecas han podido hacerse un camino y tener un reconocimiento de gran parte de la sociedad, donde el público en general de diversas edades, profesiones, condiciones socio económicas o roles sociales, acude por intereses tanto recreativos como por temas educativos y de investigación; los archivos se han quedado muy por detrás, recibiendo en sus instalaciones en la mayoría de casos, a un grupo reducido de profesionales e investigadores, logrando denotar que son lugares un tanto elitistas. Entonces conviene descifrar cuál es la falla que tienen los archivos para todavía no llegar a ser un referente a nivel del ciudadano común en su esfera social y cultural.

Los archivos históricos,  a través de los años llevan consigo la insignia de ser únicamente espacios de investigación, donde, como ocurre aun en las bibliotecas, pero ya con menor intensidad, se debe guardar silencio y realizar estudios de gran envergadura. Pero en pro del beneficio colectivo, este paradigma debe cambiar, debe darse una transformación que sea integral, consensuada y si bien es urgente, encuentro que debe llevarse a cabo lentamente para evitar acciones prematuras o apresuradas. El fin, es que los archivos puedan dejar de lado ese peso de ser accesibles únicamente a un grupo reducido de eruditos y se conviertan en lugares donde se pueda crear, recrear, vivir, experimentar y apropiarse de la identidad a distinto nivel que se puede instaurar con la información resguardada sobre sus documentos.

Los archivos históricos deben propender a garantizar un acceso de calidad a todo público sin restricción (salvo si se incurre en algún detrimento hacia el archivo y sus bienes) y ser generadores de conocimiento y experiencias, como ya hemos dicho, a distinto nivel. Estas instituciones deben abrir sus puertas a niños, adolescentes, adultos, adultos mayores, de cualquier género, etnia, posición social o condición física, tengan o no instrucción formal. Esto podrá lograrse, cautivando a estos grupos, a través de sus propios lenguajes y conocimientos. No es posible llegar de la misma manera a un niño que a un adulto, a una persona de la ciudad, como a una de áreas rurales, a un individuo con algún impedimento físico de aquel que no lo tiene.

Por ello, el hacer y el ser del personal que trabaja en archivos, debe desarrollarse de manera tal, que con las herramientas  técnicas y tecnológicas que ya sea la institución le ofrezca o que él mismo se subvencione, pueda ofrecer un servicio que vaya más allá de las funciones principales que ya hemos dicho, que el archivero logre descifrar los mejores métodos para llegar a esa parte de la sociedad que en la actualidad, son los denominados no públicos de los archivos, obteniendo ya sea su definitiva vinculación al archivo o por lo menos, que se puedan sentir beneficiarios de ciertos productos y servicios ofertados.

Es importante considerar que esta vinculación se puede generar, siempre tomando en cuenta al grupo al que se quiere llegar, a través de procesos culturales en los que se fomente, por ejemplo, la realización de debates, intercambio de criterios y la deliberación acerca de fenómenos sociales y culturales que se inscriban en los documentos de archivo, en un marco de interés común de un grupo específico. Otra forma de vinculación es la de generar material didáctico y pedagógico de fácil comprensión a través del cual se pueda argumentar acerca de momentos e hitos históricos que permitan identificarnos dentro de la sociedad. También es posible implementar técnicas sensoriales a través de las cuales se desarrolle procesos cognitivos, empleando para ello los documentos de archivo, sea aquellos inscritos en papel a través de conversatorios, narrativas, cuentacuentos, o por medio de la presentación de documentos audiovisuales que incentiven los sentidos. Las formas de llegar a los no públicos pueden ser cuantiosas, basta trabajar bajo lo que anteriormente se llamó misticismo.

Si bien, la falta de recursos, especialmente económicos, disminuye las posibilidades de promover dichos procesos culturales, lo cual restringe la acción y el alcance al que se quiera llegar dentro de los archivos, es importante tomar en cuenta que el factor principal es el recurso humano y que se puede optar ya sea por la formulación de procesos que no generen mayor coste, o en su defecto, persuadir a los directivos a que consigan los recursos necesarios para emprender en estas transformaciones. Por ello es vital que el personal que labora en estos recintos, se prepare en el ámbito en el cual trabaja y así mismo se relacione con sus pares.

Pero en ocasiones, así sea que exista dentro de los archivos históricos, tanto por parte de los directivos como de los trabajadores, ese interés por reinventarse e incluso se cuente con el apoyo económico necesario; es preciso reconocer que este tipo de emprendimientos sociales y culturales pueden tener un obstáculo mayor, que es el definitivo desinterés por parte de uno u otro grupo humano frente a estos procesos culturales que se quieran innovar. Es importante tomar en cuenta este aspecto, ya que eventualmente los archiveros nos veremos enfrentados a esta especie de prueba y error y no debemos desanimar si no más bien emplear estas experiencias negativas, para evaluar nuestro accionar y buscar otros estímulos.

En consecuencia, creo que la respuesta acerca de la relevancia de intervenir en estos espacios para que se transformen en referentes sociales y cultuales innovadores, dotándoles de los recursos necesarios, es afirmativa. ¡A por la reinvindicación e innovación de los archivos